Haushaltsmittel

Was sind Haushaltsmittel?


Der Fachschaftsvertretung stehen Haushaltsmittel zur Verfügung. Diese bestehen aus jährlichen Zuweisungen der Universität. Mit diesen Mitteln finanziert die FSV ihre Arbeit, wie z.B. Vernetzungstreffen oder Öffentlichkeitsarbeit. Mit dem Großteil können und wollen wir allerdings auch den FSIen unserer Fakultät finanziell unter die Arme greifen.

Jedes Haushaltsjahr wird von uns ein Mittelverwendungsplan erstellt, in welchem – wie der Name schon vermuten lässt – festgelegt wird, wofür wir das Geld ausgeben wollen. Diesen Plan müssen wir dann auch einhalten. Zudem können wir die Mittel nicht beliebig verwenden. Es müssen einige Kriterien erfüllt sein, wie z.B. dass das eingesetzte Geld den Studierenden der Fakultät zu Gute kommt. Mögliche Verwendungszwecke sind z.B.

  • Fahrtkosten und Teilnahme an Tagungen, z.B. zu Bundesfachschaftstagungen oder Fachschaftstagungen
  • Büromaterialien für die alltägliche FSI-Arbeit
  • Austattung für euer FSI-Zimmer (z.B. Computer oder Möbel)
  • Telefonkosten eures FSI-Telefons

 

Wie beantragt ihr Haushaltsmittel?


Wir haben euch ein Formular erstellt [1], über das ihr von uns Mittel beantragen könnt. Wenn ihr also Dinge anschaffen, oder Rechnungen von uns bezahlen lassen wollt, dann füllt das Formular aus und schickt es uns per E-Mail. Dann werden wir in der nächsten Sitzung den Antrag besprechen und darüber abstimmen. In dringenden Fällen können wir dies auch per Umlauf entscheiden. Befürworten wir den Antrag, erstatten wir euch das Geld bzw. bezahlen euch die Rechnung. In jedem Fall teilen wir euch aber unsere Entscheidung samt Begründung mit und geben euch gegebenenfalls weitere Informationen zum weiteren Vorgehen.

Beachtet bitte:

  • Bestellungen sollten immer an eine Uni-Adresse geliefert werden. Eine Abwicklung einer Bestellung an eine Privatadresse ist von Seiten der Rechnungsstelle der Uni ausdrücklich nicht erwünscht.
  • Falls Gelder ausgelegt werden (meist der Fall), möchte die Finanzbuchhaltung immer einen Nachweis davon (z.B. Kontoauszug und Rechnung). Also bitte auf jeden Fall aufheben und uns zukommen lassen.
  • Bei der Bestellung von PCs, Bildschirmen, Druckern, Scannern, Servern und Notebooks bestehen Rahmenverträge von Seiten der Uni, die dringend eingehalten werden müssen. Bitte informiert euch zuvor bei eurem FSV-Kontaktmenschen oder Frau Müller vom Dekanat, welche Produkte über Haushaltsmitteln finanziert werden können.

 

Fahrtkosten für beliebige Veranstaltungen


Weiter unten gibt es noch genauere Infos zu Bundesfachschaftentagungen, das hier sind generelle Vorschriften.

Fahrtkosten zu beantragen ist etwas komplizierter, weil ihr damit auf eine „Dienstreise“ geht. Dafür erstmal mit unserem Formular [1] bei uns die Mittel beantragen, nach unserem Okay müsst ihr ein Formular zur Beauftragung zur Durchführung einer Dienstreise ausfüllen [2]. Zudem benötigt ihr weiterhin noch eine Einladung und Programm der Veranstaltung, zu der ihr fahrt. Nach der Reise müsst ihr dann dieses Formular [3] ausfüllen und ebenfalls ins Dekanat bringen. Dann solltet ihr nach mehreren Wochen das Geld erstatten bekommen.

Weiterhin gilt es bei Reisekosten zu beachten:

  • Das Formular zur Beauftragung zur Durchführung einer Dienstreise will möglichst früh im Dekanat abgegeben werden, damit genügend Zeit bleibt, das durchzusehen, also mindestens drei Wochen vor Fahrtantritt, besser jedoch eher.
  • Es gilt weiterhin zu beachten, dass stehts das billigste Verkehrsmittel benutzt werden muss, da eine Erstattung sonst nicht möglich ist. Beachtet hierbei auch den Rechnungsschlüssel, wie Autofahrten abgerechnet werden. Mitfahrgelegenheiten werden grundlegend nicht erstattet. Hebt immer sämtliche Rechnungen und Fahrkarten auf, für die Erstattungen werden die Originale benötigt.
  • Im Falle einer Bundesfachschaftentagung (BuFaTa) werden generell maximal fünf Personen bezuschusst. Die Bezuschussung pro Person beträgt maximal 50€.
  • Falls als Verkehrsmittel das Auto genutzt werden soll, was nur geht, wenn es sich um das günstigste Verkehrsmittel handelt, wird im Regelfall nur die Pauschale für „Autonutzung ohne triftigen Grund“ erstattet. Diese Pauschale beträgt unabhängig von der Anzahl der Mitfahrer*innen 25 ct pro Kilometer.

 

Bundesfachschaftentagungen (BuFaTas)


Die oben genannten generellen Vorschriften gelten auch für BufaTas. Um euch das Leben etwas leichter zu machen hier noch ein Zeitplan für eine ordnungsgemäße Beantragung einer Dienstreise zu einer BuFaTa (nicht generell gültig, aber ein guter Anhaltspunkt):

  • Mindestens drei Wochen vor Anmeldeschluss: Evaluieren welches Verkehrsmittel am günstigsten ist. Im Fall einer BuFaTa sollte eine Bestätigung der FSI eingeholt werden, dass ihr wie gewünscht fahren sollt/dürft. Das ist vor allem wichtig, wenn die oben genannten Grenzen überschritten werden, da dann eure FSI dafür bürgen sollte, dass alle überschüssigen Kosten beglichen werden.
  • Falls die Fahrtkosten die oben genannten Grenzen überschreiten: Fragt doch mal bei eurem Department nach, ob dieses eventuell die Fahrtkosten, die nicht durch die FSV übernommen werden, begleichen könnten. Üblichweise gibt es einen Geldtopf für Dienstreisekosten, welcher prinzipiell auch für BuFaTas hergenommen werden kann.
  • Direkt nach der Bestätigung durch die FSI und/oder das Department: Antrag über unser Formular zur Beantragung von FSV-Mitteln an die FSV stellen. Dieser Antrag sollte die kompletten Kosten umfassen, wir werden dann von Fall zu Fall entscheiden wie viel wir von den Kosten übernehmen, als Faustregel haben wir uns die oben genannten Grenzen gesetzt.
  • Direkt nach der Bestätigung durch die FSV: Anmelden bei der BuFaTa.
  • Mindestens drei Wochen vor Reiseantritt: Das Formular zur Beauftragung zur Durchführung einer Dienstreise beim Dekanat einreichen. Dieses Formular muss von jedem*r Teilnehmer*in ausgefüllt werden.
  • Direkt nach der BuFaTa: Das Formular zur Reisekostenabrechnung ausfüllen und beim Dekanat einreichen. Dieses Formular muss von der Person ausgefüllt werden, welche die Kosten für die Reise übernommen hat. Im besten Fall legt eine Person die Kosten für alle Teilnehmer*innen aus.
  • Hinweise: Beim Einreichen des Formulars zur Reisekostenabrechnung müssen eine Einladung und einen Zeitplan der BuFaTa, sowie eventuell Tankquittungen vorlegt werden. Ersteres und Zweiteres dient dazu zu evaluieren, ob euch diese Reise zusteht und ob euch Tagessätze für Verpflegung zustehen (das ist üblicherweise nicht der Fall, da bei den meisten BuFaTas volle Kost und Logis durch die Anmeldegebühren beglichen werden). Letzteres ist meistens nicht relevant, sollte aber auf jeden Fall zur Verfügung stehen, falls es Unklarheiten gibt.
  • Falls die Fahrtkosten die oben genannten Grenzen überschritten haben sollten: Von den Kosten wird vom Dekanat nur das beglichen, was von der FSV genehmigt wurde. Alle überschüssigen Kosten müsst ihr euch dann von eurer FSI oder eurem Department zurückholen.

 

Bitte beachtet auch, dass unsere Mittel eher begrenzt sind und wir euch deshalb nicht jedes Jahr einen neuen Computer oder tollen Schreibtisch oder Fahrtkosten quer durch Deutschland erstatten können.

 


[1] Link zum Formular zur Beantragung von FSV-Mitteln

[2] Link zum Formular zur Durchführung von Dienstreisen

[3] Link zum Formular zur Reisekostenabrechnung

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